Depuis une loi du 4 mars 1931, en tant qu’employeur vous remettez, en général une fois par mois, au salarié une pièce justificative, dite bulletin (ou fiche) de paie pour l’informer du montant, de la composition de son salaire et du prélèvement de cotisations sociales appliqué. Cela lui permet de vérifier l’exactitude de la somme versée par le décompte détaillé qui y figure. Cette remise peut se faire par tous moyens (en main propre, adressé par voie postale, sous forme électronique, de plus en plus utilisée, sauf opposition du salarié).
Si vous ne délivrez pas ce bulletin de paie, vous vous exposez au risque d’une action devant le Conseil de prud’hommes. Dans ce cas, le juge peut ordonner la délivrance, sous astreinte, du bulletin de paie et vous condamner à des dommages et intérêts, sous réserve, que votre salarié établisse avoir subi un préjudice. Par ailleurs, des manquements répétitifs (absence de remise, remise avec retard ou irrégularités) peuvent constituer une faute de votre part justifiant la rupture du contrat de travail par votre salarié, rupture qui pourrait produire les effets d’un licenciement et donner lieu à une contravention de 3ème classe de 450 € maximum, prononcée autant de fois qu’il manque de bulletins. Enfin, vous pourriez vous rendre coupable de travail dissimulé (3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende). Comme le bulletin de paie contient des données personnelles, vous devez veiller à ne pas remettre le bulletin de paie d’un salarié à un autre salarié ou à des tiers sauf lorsque sa remise est nécessaire à la reconnaissance, en cas de contentieux, d’une discrimination syndicale par exemple.
Parfois, vous pouvez aussi avoir intérêt à obtenir de votre salarié, employé à temps partiel chez un autre employeur, la remise de son bulletin de paie pour vous acquitter de votre obligation de respecter les durées maximales du travail. Le refus de votre salarié de remettre ce document peut constituer une faute grave rendant impossible le maintien du salarié dans l’entreprise.
Mais le bulletin de paie peut également intéresser l’inspection du travail qui peut se faire présenter les bulletins de paie (Article L.8113-4 du CT). En revanche, elle n’est pas en droit de les emporter hors de l’entreprise, sous peine de nullité du contrôle. Cette obligation de communication s’étend également aux inspecteurs du recouvrement en cas de contrôle URSSAF (Article L.243-12 CSS) dont l’objet est de vérifier la bonne application de la réglementation en matière de cotisations sociales.
Enfin, l’administration fiscale peut avoir intérêt également à demander (plus rarement, il est vrai) communication de ce bulletin de paie (Article L.82B du livre des procédures fiscales).
La recommandation vis-à-vis de ces organismes est de ne pas s’opposer à leur demande car votre refus constituerait soit un obstacle au contrôle et être constitutif d’un délit (Administration du travail et fiscale) ou donner lieu à des pénalités (Contrôle URSSAF).
La gestion de la paie revêt une importance cruciale dans votre entreprise. Nous vous accompagnons dans la gestion de la paie et des charges sociales quelles que soient votre activité et la taille de votre structure. COGEP propose une offre modulable qui s’adapte à vos besoins.
ZOOM Conservation du bulletin de paie
Obligations de l’employeur : conservation d’un double des bulletins de paie sur papier ou support informatique : 5 ans mais se souvenir que la législation fiscale impose de les conserver pendant au moins 6 ans. En cas de recours au bulletin de paie électronique, il doit garantir la disponibilité du bulletin de paie pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite à taux plein augmenté de 6 mois.
Obligation du salarié : conservation sans limitation de durée comme cela doit être mentionné sur son bulletin de paie.
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