Jusqu’à présent, les archives numériques étaient souvent créées à partir des documents « originaux » papiers via la numérisation par des scanneurs et la reconnaissance de caractères par des logiciels (OCR).
Leur rôle était plutôt :
- D’assurer une copie des documents papiers en cas de perte ou de destruction de ces originaux (incendie, inondation, erreur humaine…) ;
- De simplifier la manipulation et la recherche d’informations dans ces archives (la recherche informatique par date ou par mots clés simplifie grandement la récupération des informations pertinentes dans une grande quantité de documents archivés).
Nous constations que la gestion de la durée de conservation des documents, si spécifique en France*, était effectuée au niveau des archives papiers.
La dématérialisation, tendance de fond, visant à se passer purement et simplement d’originaux papiers, permet une simplification et une limitation des coûts liés à la conservation d’archives papiers. Mais elle introduit aussi de nouveaux défis pour les dirigeants et les responsables administratifs des entreprises.
En particulier parce que nous avons, très majoritairement, pris de très mauvaises habitudes avec nos outils numériques :
1) Le numérique n’est pas magique et infaillible. Nous avions l’habitude de sécuriser physiquement nos archives papiers dans des armoires blindées, ignifugées et étanches. Alors pourquoi ne pas s’intéresser à la sécurité réelle de nos archives numériques ?
2) Le numérique n’est pas gratuit et sans conséquence. L’idée reçue que les ressources numériques sont infinies et qu’il ne sert à rien de « faire le ménage » dans nos archives digitales est fausse. Il ne viendrait à aucun dirigeant l’envie de construire un nouveau bâtiment pour agrandir ses archives papiers uniquement pour conserver des documents qu’il n’est plus nécessaire de garder. Il demandera plutôt à ses collaborateurs de détruire ces archives inutiles. La problématique est la même avec les documents numériques ?
Pour réussir dans votre entreprise, cette étape cruciale qu’est la dématérialisation des archives (en commençant pas la dématérialisation des factures imposée par la Direction Générale des Finances Publiques à partir de 2026), il faut prendre en compte les contraintes liées à :
- La sécurité et la confidentialité des données, qui sont vitales pour empêcher les intrusions et les vols de données potentiels ;
- La compatibilité et la conservation « au long cours », qui permettent de restaurer les données malgré les évolutions technologiques et de respecter les durées légales de préservation ;
- La réglementation, qui impose des exigences strictes en matière de stockage, d’accès et de sécurité des données.
Comme il n’est plus possible de récupérer depuis les documents papiers des archives numériques perdues, il est primordial de valider avec vos partenaires d’archivage des points essentiels :
- Résilience de la solution qu’ils vous proposent en cas d’incident majeur (par exemple : incendie ou inondation causant la perte d’un centre de données) et engagement contractuel fort (disponibilité et sécurisation des données) compensé par des pénalités financières importantes ;
- Capacité technologique à assurer la conservation et la récupération des données sur des durées longues de 6 à 10 ans et plus* ;
- Respect des réglementations européennes et françaises (RGPD, fiscales, anti-corruption…) et protection de vos données contre les réglementations hors UE (innocuité vis-à-vis des lois américaines ou chinoises…) ;
- Facilité de gestion des durées de conservation et mécanismes simples (voir automatiques) de suppression des archives devenues inutiles.
*Pour mémoire, les durées légales de conservation des documents en entreprise
sont de 2,3,5,6,10,30 ans voir spécifiques : plus d’informations sur le site https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F10029
Le choix des bons partenaires et outils vous permettront de réussir la dématérialisation de vos archives. Mais il ne faut pas penser que cette étape sera facile et sans impact financier ou d’organisation dans vos services. Elle pourrait générer des coûts significatifs dans les années à venir.
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